Le séminaire et la convention sont des leviers majeurs pour structurer la communication interne et externe d’une entreprise.
Ils répondent et doivent répondre à des objectifs précis : fédérer les équipes, aligner la stratégie, valoriser les résultats ou impulser le changement.
Leur réussite repose sur une préparation rigoureuse : définition claire des objectifs, identification des participants, choix adapté du format et du lieu, élaboration d’un programme cohérent, et maîtrise logistique.
Plan du guide pour organiser un séminaire ou une convention efficace
Séminaire ou convention : quelles différences ?
Le séminaire est un outil RH de proximité, axé sur la cohésion, la formation ou la réflexion collective.
La convention est un événement corporate, souvent plus formel et spectaculaire, destiné à marquer les esprits sur un message fort ou une vision stratégique.
Le premier sert à fédérer, former, aligner et renforcer la cohésion des collaborateurs, le second aura pour but d’informer, de motiver à une plus grande échelle et valoriser l’entreprise et ses valeurs.
Définir les objectifs stratégiques de votre séminaire ou convention
Un séminaire ou une convention réussi répond à un ou plusieurs besoins clairs.
Voici quelques-uns des objectifs les plus courants de ces événements :
Favoriser la cohésion d’équipe
Le séminaire d’entreprise permet de favoriser l’engagement, de créer un sentiment d’appartenance et de resserrer les liens interservices.
Pourquoi ? Parce que cela rassemble vos collaborateurs en dehors du cadre habituel, lors d’un moment agréable et sans pression qui favorise les interactions et leur permet de faire connaissance plus facilement.
Partager une activité ludique ensemble (olympiades, défis sportifs…) est probablement le meilleur moyen de stimuler cette cohésion.
71% des Français considèrent l’ambiance générale et la cohésion de groupe comme déterminants pour leur bien-être au travail.
“Étude sur le bien-être au travail” par Yougov
Diffusion d’une vision
Utile dans les phases de transformation, de fusion ou de changement de gouvernance, la convention comme le séminaire permettent d’aligner les équipes sur les enjeux stratégiques de l’entreprise et de renforcer le sentiment d’appartenance en valorisant les salariés.
C’est un temps fort de l’année où vous pourrez remercier les collaborateurs des efforts fournis, des objectifs atteints, tout en spécifiant les défis à venir, les nouveaux objectifs et enjeux stratégiques de l’entreprise et ainsi orienter tout le monde sur une ligne commune.
Communication de messages clés
La convention est un très bon moyen de faire des annonces fortes à destination des collaborateurs, mais aussi de l’extérieur.
Lancement de produit, réorganisation interne, nouvelle stratégie… Les occasions sont nombreuses pour justifier l’organisation d’une convention et communiquer efficacement.
Améliorer sa marque employeur
Renforcer l’attractivité et la rétention des talents est un enjeu majeur de la plupart des entreprises en PACA ou ailleurs.
Organiser un séminaire ou une convention permet de présenter l’entreprise sous un angle nouveau et contrôlé, de véhiculer une image positive auprès des potentiels candidats et offre donc un net gain pour le service RH.
On observe une diminution de 59% du taux de turn-over chez les entreprises qui investissent dans leur marque employeur, notamment par l’organisation de séminaires et conventions.
Achievers Workforce Institute
2023 Engagement and Retention Report (anglais)
Formation ou acculturation
Organiser une convention est un moyen intéressant pour engager vos équipes sur les enjeux RSE, digitaux ou spécifiques aux métiers.
Elle permet d’améliorer l’engagement des collaborateurs et donc d’améliorer la productivité.
« Un collaborateur engagé est 17% plus productif et 21% plus rentable »
Gallup, State of the Global Workplace, 2023
Notre conseil “bonus”
Si le séminaire et la convention ont de nombreux intérêts, c’est à condition qu’ils ne soient pas perçus par les collaborateurs comme une pratique managériale.
Sans quoi il peut y avoir un effet de rejet par les participants selon une enquête menée par Xavier Philippe, enseignant-chercheur en sociologie du travail à l’EM Normandie, et Thomas Simon, professeur assistant à Montpellier Business School (MBS).
C’est pourquoi il est important de comprendre leurs aspirations et d’instaurer un dialogue dans le but de choisir le format de séminaire qui convient.
Quels formats pour quels objectifs ?
Choisir le bon format pour son séminaire ou sa convention est une base évidente.
Selon les objectifs fixés, le budget, la disponibilité des équipes, le choix du format sera déterminant pour la réussite de votre événement.
Les formats de séminaire et convention en résumé
| Format | Avantages principaux | Idéal pour |
|---|---|---|
| Journée présentielle | Impact immédiat, dynamique collective | Lancement interne, bilan, cohésion |
| Séminaire résidentiel | Immersion, profondeur stratégique, détente | Vision à long terme, transformation |
| Événement hybride | Flexibilité, accessibilité, extension digitale | Équipes multisites, télétravail |
| Convention en demi journée | Court, valorisant, simple à organiser | Communiquer sur les grandes orientations |
Le séminaire en journée présentielle
Un séminaire sur une journée rythmée et immersive, qui s’articule souvent autour de quatre temps forts :
1 – Plénière :
un format amphithéâtre pour partager la vision, aligner tout le monde sur les enjeux.
Ex : discours du dirigeant, témoignages de collaborateurs.
2 – Ateliers thématiques :
pour creuser certains sujets en petits groupes et favoriser l’échange.
Ex : design thinking, résolution de problèmes, prospective.
3 – Activité de cohésion :
- escape game,
- olympiades,
- défis sportif,
- challenge régate…
Ces moments informels renforcent la dynamique d’équipe.
4 – Soirée d’entreprise :
Le séminaire en journée présentielle peut se clôturer sur une note conviviale, souvent autour d’un cocktail ou d’un dîner animé, pour remercier les équipes.
Plus stimulant encore, le séminaire peut se terminer par une soirée dansante avec DJ, concert, shows spectaculaires…
Le séminaire en format résidentiel
Un séminaire sur plusieurs jours qui permet d’accroitre les effets positifs grâce à une temporalité plus sereine.
L’organiser dans un cadre dépaysant, nombreux en région PACA, située entre mer et montagne, est idéale.
Notamment pour les entreprises de grandes villes comme Paris ou Lyon par exemple. Cela garantit une vraie ambiance décontractée et des échanges plus intenses.
Exemple : Deux jours en bord de mer sur l’ile de Porquerolles
- Le matin : ateliers stratégiques autour de la vision 2030.
- Après-midi : activité nautique ou de pleine nature.
- Soirée guinguette avec animation musicale.
- Jour 2 au matin : un team building RSE
L’objectif : mêler réflexion et déconnexion pour stimuler l’adhésion aux grands projets de transformation.
Le séminaire hybride
Il permet d’inclure les collaborateurs éloignés, dans le cadre d’un groupe étendu par exemple ou pour les entreprises dont les salariés sont en télétravail décentralisé.
Exemple : une startup organise sa plénière annuelle à Marseille.
Les collaborateurs sur place assistent à l’événement en direct.
Les autres y participent via une plateforme interactive avec sessions en ligne, quiz et mur collaboratif.
La convention d’entreprise en demi journée
Son format court facilite la mobilisation des équipes sans perturber durablement l’organisation du travail, tout en garantissant un impact réel.
Événement, souvent annuel, la convention renforce le sentiment d’appartenance et valorise les collaborateurs en les associant aux grandes orientations de l’entreprise.
Ce format d’événement est aussi plus simple à organiser et offre plus de souplesse logistique que le séminaire.
Les facteurs clés de réussite de l’événement
Définir un objectif clair pour votre événement
Votre séminaire ou convention doit répondre à un ou plusieurs besoins précis (voir plus haut).
C’est ce qui va déterminer l’ensemble des choix qui devront être faits pour l’organisation de votre événement.
Trouver le lieu idéal du séminaire ou de la convention
Le lieu influe fortement sur l’expérience vécue.
Il donne le ton de l’événement et conditionne la disponibilité mentale des participants :
- Un environnement dépaysant (mer, montagne, nature) permet une meilleure déconnexion.
- Une localisation facilement accessible (proximité gare ou aéroport) réduit le stress logistique.
- Des infrastructures intégrées (hébergement, restauration, équipements audiovisuels) facilitent l’organisation.
Un lieu bien choisi crée un cadre propice à l’écoute, à l’émotion et à la collaboration.
À ce titre, organiser son événement en région PACA est idéal. Proche de la mer comme de la montagne, elle dispose de nombreuses infrastructures événementielles et d’un aéroport international à Marseille, Toulon ou Nice.
Impliquer les collaborateurs en amont de l’événement
Selon les objectifs de votre séminaire, il pourra être indispensable de
mobiliser vos équipes en amont de son organisation :
- Interrogez-les sur leurs attentes
- Sollicitez-les pour suggérer des idées originales d’ateliers ou d’intervention
- Annoncez-leur le programme en laissant des surprises pour attiser leur curiosité
Chacun de ces points permet d’augmenter l’adhésion à l’événement et favorise l’implication des collaborateurs.
S’organiser seul ou avec une agence ?
En tant qu’agence événementielle, nous ne sommes évidemment pas objectifs,
mais nous allons tenter de comparer fidèlement les deux possibilités sans parti pris.
Organiser l’événement en interne :
Les inconvénients (3)
Charge de travail importante : Organiser un événement demande du temps, de l’énergie et des compétences que les équipes internes n’ont pas toujours.
Manque d’expertise événementielle : Sans expérience, l’organisation peut manquer de professionnalisme sur la logistique, l’animation, la gestion des imprévus ou des frais cachés.
Risque de biais ou d’auto-censure : En gérant tout en interne, on peut manquer de recul ou éviter certains sujets sensibles qui auraient pu être mieux traités par un intervenant ou un animateur externe.
Les avantages (2)
Contrôle total du contenu : L’organisation interne permet de garder la main sur le message, le ton et le déroulé sans filtre.
Meilleure connaissance des équipes : Les organisateurs internes connaissent les attentes, les sensibilités et les dynamiques de groupe, ce qui permet d’adapter finement le programme.
Faire appel à une agence événementielle
Les inconvénients (2)
Moins de maîtrise directe : Il faut accepter de déléguer certaines décisions ou de faire confiance à des choix qui ne sont pas toujours parfaitement alignés avec la culture interne.
Risque d’un format trop standardisé : Certaines agences peuvent proposer des solutions “catalogue” qui manquent de personnalisation ou de sens pour l’équipe (ça n’est pas le cas chez Plainitude !).
Les avantages (3)
Gain de temps et de sérénité : L’agence prend en charge toute l’organisation (logistique, animation, coordination), ce qui décharge les équipes internes.
Expertise professionnelle : Elle apporte des idées originales, des formats adaptés, un réseau de prestataires fiables et une gestion rigoureuse des imprévus.
Effet “waouh” et qualité perçue : Le rendu est souvent plus impactant, plus fluide et plus valorisant pour les participants, renforçant l’image de l’entreprise.
Et plus important, les contraintes budgétaires sont souvent évoquées comme un frein pour faire appel à une agence événementielle.
Pourtant, elle permet souvent de pouvoir anticiper des frais non prévu grâce à son expertise. De plus elle bénéficie souvent de tarifs avantageux auprès des prestataires externes (location de salle, artistes, traiteur…).
Le retour sur investissement d’un événement bien organisé, quant à lui, peut être bien supérieur.
Bon à savoir :
Chez Plainitude, nous concevons des événements sur mesure, adaptés à vos valeurs et à votre budget. En lien avec votre service achats, nous veillons à optimiser les coûts sans compromis sur la créativité ni la qualité.
Le fil rouge : donner du sens à son événement
Le fil rouge, c’est le thème narratif de votre événement. Il fait le lien entre les temps forts, inspire les participants et rend votre séminaire ou convention mémorable.
Le fil rouge de votre événement permet :
- d’incarner les valeurs de l’entreprise (RSE, innovation, performance)
- de créer une atmosphère unique
- de favoriser la mémorisation des contenus
C’est un indispensable souvent oublié qui donnera une dimension plus immersive à votre événement.
Exemple : Une entreprise de services choisit le thème « Cap sur l’engagement ».
Le décor rappelle l’univers marin, les animations tournent autour du leadership embarqué, et les ateliers utilisent des métaphores nautiques pour parler de coopération.
Résultat : une meilleure appropriation des messages clés.
Un suivi concret après l’événement
Pour que votre séminaire ait un réel impact sur vos collaborateurs, ils doivent en voir les effets.
Proposez leur une synthèse des discussions et décisions prises ou annoncées lors de l’événement, avec le cas échéant un planning prévisionnel pour l’application des mesures.
Donnez leur également l’opportunité de faire des retours sur l’événement qui vous serviront pour organiser votre prochain séminaire.
Téléchargez notre modèle de questionnaire de satisfaction
3 règles concrètes pour votre séminaire
Pour un séminaire réussi, il y a quelques règles bien connues des agences événementielles. Voici 3 de ces règles :
Créer de l’asymétrie volontaire dans les rôles
Intégrer des temps où les collaborateurs animent, présentent ou organisent une séquence. Cela valorise les talents internes et casse les hiérarchies habituelles.
Prévoir un temps “off script”
Intentionnellement non structuré, ce moment libre permet des discussions spontanées, souvent plus profondes que les ateliers encadrés.
Inclure une trace durable du séminaire
Faire produire une fresque, une capsule vidéo, un objet collectif ou un mur de mots clés permet de garder une mémoire émotionnelle de l’événement, au-delà du compte-rendu.
Organiser un séminaire ou une convention – les étapes clés
Avant l’événement (3 à 6 mois avant)
- Définir des objectifs clairs : Cela permet d’adapter le format, le lieu et les contenus à votre stratégie.
- Constituer un groupe projet : Intégrer le service RH, la direction, le service communication pour assurer un bon pilotage de l’événement.
Pendant l’événement
- Prévoir un bon équilibre : moments sérieux (plénières) et temps conviviaux (ateliers, repas).
- Stimuler l’interaction : outils participatifs, sondages live, espaces de discussion.
Après l’événement
- Mesurer l’impact : satisfaction, compréhension des messages, intentions d’actions.
- Valoriser l’événement : via un aftermovie, un mini-site ou une synthèse graphique.
FAQ : Vos questions sur les séminaires et conventions d’entreprise
Quel est le bon moment pour organiser un séminaire ?
– En début d’année, le séminaire est idéal pour poser les bases d’une nouvelle stratégie, fixer les priorités et mobiliser les équipes autour des objectifs à venir. C’est un levier puissant pour démarrer l’année avec clarté et motivation.
– En milieu d’année, il permet de faire un point d’étape, d’ajuster les actions en cours, de renforcer la cohésion et de relancer l’élan collectif. Ce moment charnière favorise la remobilisation des équipes avant la rentrée ou une phase clé.
– En fin d’année, un séminaire sert à faire le bilan, valoriser les réussites, remercier les collaborateurs et renforcer le sentiment d’appartenance. C’est aussi un temps propice pour préparer sereinement l’année suivante.
En résumé, le “bon moment” dépend du message à faire passer : lancement, ajustement ou clôture.
Ce qui compte, c’est la cohérence entre le timing et l’intention.
Quel budget prévoir pour un séminaire d’entreprise ?
Les principaux facteurs qui influencent le coût sont :
– la durée du séminaire (demi-journée, journée, résidentiel sur 2 ou 3 jours),
– le lieu (proximité, accessibilité, standing de l’hébergement),
– les prestations incluses (repas, transport, animation, activités, équipements techniques).
Un séminaire d’une journée simple en région PACA peut être organisé à moindre coût, tandis qu’un événement résidentiel avec activités team building, animation professionnelle et hébergement de qualité nécessitera un budget plus conséquent.
Il est essentiel d’adapter le budget aux objectifs : on n’investit pas de la même manière pour motiver une équipe que pour marquer un tournant stratégique.
Nous pouvons vous aider à optimiser chaque poste de dépense en fonction de vos priorités : Contactez-nous vite !
Comment mesurer l’efficacité d’un séminaire ?
Le taux de participation donne une première indication de l’adhésion. Un taux élevé montre que l’événement a su mobiliser, surtout s’il était facultatif.
Ensuite, les retours à chaud via un questionnaire simple (Télécharger notre modèle gratuit) permettent d’évaluer la satisfaction (ambiance, organisation, utilité perçue).
Des indicateurs comme le Net Promoter Score interne (question du type : “Recommanderiez-vous ce séminaire à un collègue ?”) apportent une mesure synthétique de l’impact perçu.
À plus long terme, on peut observer des signes d’engagement concrets :
– meilleure communication,
– coopération accrue,
– implication dans les projets lancés pendant le séminaire.
L’idéal est de baser toute l’organisation du séminaire ou de la convention à partir d’un constat (trop de turn-over, manque d’implication, etc.) pour fixer des objectifs clairs avant l’événement, et ensuite analyser les résultats obtenus.
Combien de temps faut-il pour organiser un séminaire ?
Pour un événement réunissant environ 100 participants, il faut prévoir au minimum 3 mois de préparation, en particulier si des prestataires externes, un lieu spécifique ou des activités sur-mesure sont impliqués.
Ce délai peut s’allonger à 5 à 6 mois dans le cas d’un séminaire à l’international, d’un format résidentiel, ou si le programme intègre plusieurs temps forts (conférences, ateliers, team building, soirées…).
Plus la logistique est complexe (transport, hébergement, coordination multi-sites), plus l’anticipation est indispensable. Un bon timing permet aussi d’obtenir les meilleurs prestataires et d’optimiser les coûts.
À l’inverse, une organisation dans l’urgence limite les choix, augmente les risques et les budgets.
En résumé : plus tôt on s’y prend, plus le séminaire a de chances d’être fluide, impactant et maîtrisé.
Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?
L’agence mobilise son expérience pour proposer des formats adaptés à vos objectifs, avec un équilibre entre contenu, logistique et animation.
Elle assure également une gestion rigoureuse des imprévus, grâce à son réseau de prestataires, sa capacité d’anticipation et sa présence sur le terrain le jour J.
Cela garantit une expérience fluide pour les participants et une charge mentale réduite pour les équipes internes.
Enfin, une agence événementielle apporte un regard créatif et professionnel qui permet de marquer les esprits, renforcer la cohésion et valoriser l’image de l’entreprise. Parlez-nous de votre prochain événement
Conclusion : séminaire et convention, de la préparation à la synthèse, des temps forts pour l’entreprise
Organiser un séminaire ou une convention efficace demande une préparation minutieuse et une vision claire des objectifs à atteindre.
Par exemple, si l’objectif est de renforcer la cohésion d’équipe, il sera pertinent d’intégrer des activités de team-building adaptées, comme un atelier collaboratif ou une sortie en extérieur, qui favorisent l’échange et la confiance entre les participants.
À l’inverse, pour une convention dédiée au lancement d’un nouveau produit, la priorité sera donnée à des présentations impactantes, des démonstrations en live, et un espace pour recueillir les retours des collaborateurs.
Au-delà de la programmation, le choix du lieu joue un rôle clé : un cadre atypique peut stimuler la créativité, tandis qu’une salle équipée techniquement facilitera les interventions.
De même, anticiper la logistique — transport, hébergement, restauration — garantit un confort optimal et évite les désagréments qui pourraient nuire à l’attention des participants.
Enfin, ne négligez pas la communication avant, pendant et après l’événement : envoyer un agenda clair en amont, partager des supports interactifs pendant le séminaire, et réaliser un bilan post-événement permettent de maximiser l’impact et de prolonger l’engagement.
Ces bonnes pratiques transforment un simple rassemblement en un levier stratégique, renforçant à la fois la motivation des équipes et la performance globale de l’entreprise.
