Comment bien briefer une agence événementielle ?

En charge de l’événement de votre entreprise ou au sein du service événementiel, vous projetez de faire appel à de la ressource externe pour la réalisation de votre événement.  Vos soucis seront multiples comme notamment faire le bon choix sur l’agence événementielle qui accompagnera votre projet et garantira le succès de l’événement en terme de satisfaction, de communication et/ou d’outil de management. Ou encore rédiger votre « appel d’offre » ou brief annonceur dans l’optique de sélectionner l’agence événementielle qui saura répondre à vos besoins.

Bien que les acteurs du secteur événementiel soient en veille permanente pour surprendre leurs clients, ces derniers n’ont pas la science infuse (peut-être un jour) et bien briefer l’agence événementielle que vous venez de sourcer est primordial. Ainsi, la rédaction d’un brief, d’un cahier des charges ou encore d’un appel d’offres doit être une étape fondamentale vers la création de votre projet événementiel.

Celui-ci sera la ligne directrice de la mise en place de l’événement et comportera les informations essentielles aux besoins, aux objectifs et aux valeurs que l’entreprise souhaite retrouver dans son événement.

Sommaire

1. Présentation annonceur. Pourquoi vous présenter ?

2. Diagnostic général. quels sont vos objectifs

3. Sachez positionner votre événement et orienter l’agence d’événementiel

4. Le budget alloué à l’agence événementielle

Comment bien briefer une agence événementielle : Les étapes de rédaction d’un brief d’agence événementielle

1. Présentation annonceur. Qui êtes-vous ?

En quelques phrases, commencez votre cahier des charges par une présentation de l’entreprise, son secteur et sa position concurrentielle, sa stratégie de communication interne ou externe (en fonction du type d’événement souhaité, cf. plus bas).
Si l’entreprise a déjà organisé un événement auparavant, mentionnez et citez les précédentes éditions.

Par exemple: Entreprise nationale depuis 1919, leader sur le marché de la construction de maison individuelle. Son leitmotiv, aménager aujourd’hui les territoires de demain.

L’intérêt pour l’agence événementielle :  Intégrer les valeurs de votre entreprise et de votre secteur d’activité à l’événement et innover sur votre proposition d’événement qui se doit d’être unique.

2. Diagnostic général. Quels sont vos objectifs ?

La communication événementielle possède plusieurs vertus non négligeables pour toute entreprise :

• L’événementiel constitue un excellent support de communication
• Un événement génère incontestablement des retombées économiques directes ou indirectes
• Un événement favorise les synergies d’actions et les interactions sociales

Ainsi, précisez à l’agence événementielle le type d’événement à produire, la ou les cibles de cet événement (cible interne, cible externe, grand public…) et les attentes pour l’entreprise.
Vous doutez sur le type d’événement, faites un tour sur notre article Séminaire, Team building ou incentive, quel type d’événement choisir ?

L’intérêt pour l’agence événementielle : produire un contenu d’événement en accord avec vos attentes et vos objectifs finaux. Intégrer des outils qui mesureront ces objectifs et y déterminer le ROI de votre événement.

3. Sachez positionner votre événement et orienter l’agence d’événementiel ?

Prenez le temps d’inclure dans la rédaction la date ou la période souhaitée pour votre événement. Ainsi que le lieu (ville, secteur géographique ou même pays) où vous souhaitez y organiser l’événement.
A cela, ajoutez les aspects logistiques à prendre en considération par l’agence événementielle.

Exemple : événement à organiser en semaine, au mois de mai, en Provence, situé à maximum 1 heure de trajet du siège social de l’entreprise et en pleine nature.

Précisez également les besoins logistiques dont vous souhaiteriez disposer pour l’événement (nombre de participants, nombre de salles et capacités, hébergement, prestations traiteur, besoin techniques, animations, intervention…)

L’intérêt pour l’agence événementielle : Sélectionner les meilleurs lieux pour votre événement en considérant vos besoins.

4. Le budget alloué à l’agence événementielle

Dernière étape de votre rédaction et pas des moindres. Établissez un budget maximum ou une enveloppe budgétaire pour votre événement en cohérence avec les attentes et les besoins listés précédemment.

A l’inverse, aux réponses  : « Je ne souhaite pas vous donner de budget pour ne pas réduire votre créativité » ou encore « je n’ai pas connaissance du budget à ce jour, ne vous limitez à rien… surprenez-nous ! ».

Ces explications sont les pires qu’une agence événementielle puisse entendre lors d’un brief.
Comme dans tous les secteurs d’activités, le budget est toujours un élément clé dans la prise de décision. Cacher cette informations à une agence événementielle, c’est prendre le risque de ne pas être pris au sérieux et de ne pas se voir proposer d’événement en corrélation avec la réalité de l’entreprise.

Pour comprendre les raisons de cet échec, nous vous proposons de vous présenter ce qui se passe au sein de l’agence événementielle lors d’un brief sans budget :

• Au lieu de travailler ses idées sur « ce qui serait le mieux pour l’entreprise dans le budget établi », l’agence d’événementiel est obligée de faire des paris sur le budget global que le client pourra mettre à disposition. Des paris risqués ? L’expérience nous montre que oui !
• A cela s’ajoutent les questions sur le positionnement que l’agence événementielle prendra vis-à-vis de la concurrence. Doit-on proposer une offre la plus basse qui a numériquement le plus de chance d’être sélectionnée ? Doit-on surprendre le client avec du contenu qu’il ne pourra pas s’acheter, tout simplement pour lui en mettre plein la vue et sans être certain qu’une fois le budget donné, nous serons en mesure de lui apporter satisfaction ?

Des questions qui mèneront l’agence événementielle à travailler de manière inconfortable, qui réduiront l’expertise de l’agence, ne pouvant jamais construire une offre la plus adaptée pour l’entreprise.

A propos

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Basée à Toulon, dans la région PACA et active dans le Var et toute la France, l’agence de communication et événementielle Plainitude vous offre un accompagnement dédié dans l’organisation et la gestion d’événements professionnels et pour vos actions de communication.

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