Organiser un événement professionnel est essentiel pour les entreprises en recherche de visibilité, d’appui business ou encore de valorisation d’image auprès des collaborateurs.
- Par où commencer ?
- Faut-il contacter une agence événementielle, plusieurs prestataires spécialisés ou demander simplement un devis ?
- Comment rédiger un appel d’offre événementiel pour obtenir des propositions claires, comparables et adaptées à son budget ?
C’est ce que nous allons voir dans cet article, conçu pour accompagner les organisateurs occasionnels – entreprises, associations ou collectivités – qui souhaitent lancer un appel d’offre événementiel.
Plan du guide pour rédiger votre appel d’offre événementiel
À quoi sert vraiment un appel d’offre événementiel ?
La demande de devis ou l’appel d’offres événementiel est la première étape clé dans l’organisation d’un événement. Elle permet de formaliser vos besoins, de cadrer les échanges avec les prestataires et facilité la prise de décision dans le choix du partenaire.
Un document clair et structuré qui vous aide à :
- Recevoir des propositions cohérentes et comparables,
- Gagner du temps dans les échanges,
- Maîtriser votre budget,
- Sélectionner le prestataire le plus adapté à vos objectifs.
Même pour un événement de taille modeste, une demande de devis événement bien rédigée est un véritable outil de pilotage pour un gain de temps, de budget et de sérénité.
Quels prestataires contacter selon votre événement ?
Le type de prestataire dépend de la nature, de la taille et de la complexité de votre événement. Tous les événements ne se limitent pas à une simple organisation logistique : certains répondent à de véritables objectifs stratégiques pour l’entreprise.
Agence événementielle : un partenaire stratégique
Une agence événementielle peut prendre en charge l’organisation globale de votre événement :
- conception,
- coordination des prestataires,
- logistique,
- gestion du jour J,
- mesure des résultats.
Elle est particulièrement adaptée si vous manquez de temps, de ressources internes ou de compétences spécifiques.
Faire appel à une agence événementielle ne consiste pas uniquement à déléguer l’organisation.
Une agence accompagne l’entreprise dans la conception et la réalisation d’événements ambitieux, pensés comme de véritables leviers de performance.
Martial Malnati – PDG Plainitude
Consulter une agence événementielle est pertinent si votre événement vise à :
- Promouvoir l’image et la notoriété de l’entreprise,
- Renforcer la marque employeur et l’engagement des collaborateurs,
- Améliorer la productivité, la cohésion ou la motivation des équipes,
- Soutenir des objectifs commerciaux ou business (lancement de produit, fidélisation clients, développement de partenariats).
Grâce à sa vision globale, l’agence transforme un événement en outil de communication et de développement.
Consulter une agence pour son expertise dans l’animation et les formats événementiels
L’agence événementielle dispose d’une expertise spécifique dans la conception et l’animation d’événements engageants.
Elle sait proposer des formats adaptés aux objectifs définis :
- Team building pour renforcer la cohésion et la collaboration,
- Animations participatives et expérientielles pour unir votre audience lors d’un séminaire ou incentive,
- Temps forts créatifs favorisant l’adhésion et la mémorisation des messages,
- Dispositifs sur-mesure alignés avec vos enjeux business lors d’un salon professionnel ou un événement de lancement.
Cette expertise permet de dépasser le simple cadre logistique pour créer une expérience fédératrice et impactante.
Exemple : Deux jours en bord de mer sur l’ile de Porquerolles
- Le matin : ateliers stratégiques autour de la vision 2030.
- Après-midi : activité nautique ou de pleine nature.
- Soirée guinguette avec animation musicale.
- Jour 2 au matin : un team building RSE
L’objectif : mêler réflexion et déconnexion pour stimuler l’adhésion aux grands projets de transformation.
Consulter une agence pour la recherche et sélection de lieux adaptés
Le choix du lieu est un facteur clé de réussite. Une agence événementielle possède une connaissance approfondie des lieux événementiels : espaces atypiques, lieux de réception, sites professionnels ou immersifs.
Elle est en mesure de :
- Identifier des lieux adaptés au format, au nombre de participants et au budget,
- Anticiper les contraintes techniques, d’accessibilité et de sécurité,
- Proposer des lieux cohérents avec l’image de l’entreprise
Cette expertise permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de choix souvent coûteuses.
Prestataires spécialisés : une alternative pour des besoins ciblés
Pour des événements plus simples ou très ciblés, il est possible de contacter directement des prestataires spécialisés : traiteur, technique audiovisuelle, animation, décoration ou lieu.
Notre conseil :
Commencez à lister précisément vos besoins (logistique, technique, restauration, animation, coordination).
Cette étape vous aidera à déterminer si une agence événementielle est nécessaire ou si vous pouvez gérer plusieurs prestataires en direct.
Vous avez un doute ?
Notre agence conseil vous oriente vers le choix le plus adapté pour votre événement.
Contactez nous pour un échange rapide et gratuit.
Comment rédiger un appel d’offres événementiel efficace : Les éléments indispensable
Une bonne demande de devis événement repose sur des informations simples mais essentielles. Inutile de rédiger un document complexe : l’objectif est d’être clair et précis.
Préciser le contexte de votre événement
Cette première partie permet à l’agence de comprendre non seulement ce que vous souhaitez organiser, mais surtout pourquoi vous l’organisez.
Un événement n’est jamais une action isolée : il s’inscrit dans une stratégie globale d’entreprise.
Plus le contexte est clair, plus l’agence sera en mesure de concevoir une action pertinente, cohérente et à forte valeur ajoutée.
Conseil bonus :
Ne commencez pas votre demande par “Nous souhaitons organiser un événement…” mais par la réalité de la situation qui vous pousse à vous tourner vers l’événementiel.
Quelques exemples :
- “Nous venons de traverser une période de forte croissance…”
- “Nos équipes sont éclatées sur plusieurs sites…”
- “Nous avons besoin de recréer du lien…”
Ce type d’information change complètement la manière dont une agence va réfléchir.
Martial Malnati – PDG Plainitude
Les objectifs de l’événement
Définir des objectifs clairs est essentiel. Ils orientent toutes les décisions créatives et opérationnelles.
Un événement peut poursuivre un ou plusieurs objectifs, dont voici quelques exemples :
- Fédérer et engager les collaborateurs,
- Renforcer la cohésion et la collaboration,
- Valoriser la marque employeur,
- Accompagner un changement stratégique,
- Développer des opportunités business ou commerciales,
- Promouvoir l’entreprise, une offre ou un savoir-faire.
L’agence pourra ainsi proposer des dispositifs, des contenus et des messages alignés avec ces objectifs.
Les enjeux à court et moyen terme
Au-delà des objectifs immédiats, il est important d’exprimer dans votre appel d’offre les enjeux auxquels l’événement doit répondre. Il peut s’agir :
- D’enjeux humains (engagement, motivation, rétention des talents),
- D’enjeux d’image (notoriété, crédibilité, différenciation),
- D’enjeux business (performance commerciale, fidélisation, développement de partenariats).
Un événement bien conçu agit comme un levier stratégique au service de ces enjeux.
Description de l’événement
Indiquez les éléments factuels de votre demande :
- Date ou période souhaitée
- Type d’événement si vous le connaissez
- Format d’événement envisagé (journée, 1/2 journée, soirée…)
- Nombre de participants estimé
- Public concerné (collaborateurs, clients, partenaires…)
Prestations attendues
Listez clairement les services souhaités, même de façon indicative : coordination, traiteur, technique, animation, team building, logistique, etc. Cela permet aux prestataires de comprendre le périmètre de leur intervention.
Lieu d’événement
Précisez si le lieu est déjà identifié ou si vous attendez des propositions. Indiquez la zone géographique souhaitée et les contraintes éventuelles pour des propositions de lieux en rapport avec vos besoins.
Budget indicatif ou budget maximum. Evitez les propositions hors sujet !
Donner une fourchette budgétaire est fortement recommandé dans votre appel d’offre événementiel. Cela permet aux prestataires d’adapter leurs propositions à votre réalité financière et d’éviter les réponses hors budget.
Un budget maximum constitue un cadre clair pour l’agence. Il lui permet d’arbitrer les choix créatifs, techniques et logistiques, tout en respectant vos contraintes financières. Cela évite les propositions irréalistes et sécurise le projet dès sa conception.
Bon à savoir :
“Je ne souhaite pas vous donner de budget pour ne pas réduire votre créativité” ou encore “je n’ai pas connaissance du budget à ce jour, ne vous limitez à rien… surprenez nous !”.
Ces réponses sont les pires qu’une agence événementielle puisse entendre lors d’une demande de devis. Comme dans tous les secteurs d’activités, le budget est toujours un élément clé dans la prise de décision.
Cacher cette informations à une agence événementielle, c’est prendre le risque de ne pas être pris au sérieux et de ne pas se voir proposer d’événement en corrélation avec la réalité de l’entreprise.
Les résultats attendus
Précisez les résultats que vous attendez :
- Changement de perception,
- Niveau d’adhésion ou de satisfaction,
- Impacts sur les comportements ou la dynamique collective,
- Retombées commerciales ou relationnelles.
Ces indicateurs guideront l’agence dans ses recommandations et permettront d’évaluer la réussite de l’opération.
Modèle d’appel d’offre événementiel à télécharger
Votre demande peut prendre la forme d’un email ou d’un document joint. L’important est qu’elle soit lisible et structurée. Un message clair favorise des réponses de qualité et limite les allers-retours.
Appuyez vous sur notre modèle et personnalisez votre demande de devis événementiel en quelques lignes.
Téléchargez notre modèle de demande de devis événement
Le processus complet d’appel d’offre événementiel (de A à Z)
Pour certains projets, une simple demande de devis événementiel ne suffit pas. Lorsqu’un événement est stratégique, ambitieux ou à fort enjeu d’image, il devient nécessaire de mettre en place un appel d’offre événementiel structuré.
C’est notamment le cas pour un événement de grande ampleur, un lancement de marque, une convention d’entreprise ou un projet nécessitant une forte dimension créative. Dans ces situations, l’entreprise doit comparer non seulement des budgets, mais aussi des visions stratégiques, des concepts événementiels et des méthodologies de production.
En complément des éléments proposés précédemment, vous devrez y ajouter :
Un calendrier d’appel d’offres réaliste
Un planning consultation agence clair améliore la gestion interne du projet et fluidifie la prise de décision. Il est également un critère de sérieux pour les agences consultées.
La construction par les agences des offres événementielles nécessiteront un temps de préparation certain. Ainsi, nous recommandons un calendrier réaliste et tenant compte des difficultés à concevoir la réponse.
| Étapes | Délai recommandé |
|---|---|
| Envoi du brief aux agences | J0 |
| Période de questions/réponses | J+3 à J+7 |
| Remise des propositions | J+14 à J+21 |
| Analyse des offres en interne | J+22 à J+28 |
| Soutenances / présentations | J+30 |
| Choix final & contractualisation | J+35 |
Les livrables attendus des agences
Pour garantir des réponses comparables, il est essentiel de préciser les livrables attendus.
Livrables standards recommandés
- Une recommandation stratégique
- Un budget détaillé et structuré
- Un planning de production
- Une présentation de l’équipe projet
- Des références similaires
Les aspects légaux à anticiper
Un appel d’offres événementiel est perçu comme un engagement de l’entreprise de la part des agences événementielles.
Si vous souhaitez recevoir des livrables qualitatifs de ces dernières, sachez respecter le travail important de conception à fournir en anticipant :
| Confidentialité | Type de contrat | Propriété intellectuelle |
| – Accord de confidentialité recommandé – Protection des concepts créatifs proposés – Mention de non-utilisation sans validation | – Contrat de prestation événementielle – Conditions de paiement – Clauses d’annulation ou de report – Responsabilités et assurances | – Clarifier à qui appartiennent les concepts non retenus – Définir les droits d’exploitation des contenus produits |
Comment analyser et comparer les devis événementiels reçus
Définir des critères de sélection clairs. Voici les critères les plus utilisés par nos entreprises clientes :
| Compréhension | Créativité & concept | Pertinence du budget | Expertise de l’agence | Qualité de la relation |
| – Pertinence de l’analyse – Alignement avec les objectifs – Capacité à reformuler le brief | – Originalité de la proposition – Cohérence avec l’image de marque – Faisabilité opérationnelle | – Clarté du chiffrage – Transparence des postes | – Références similaires – Capacité à gérer des événements comparables | – Réactivité – Qualité des échanges – Méthodologie de gestion de projet |
Exemple de grille de notation pour les entreprises
| Critères | Pondération | Agence A | Agence B | Agence C |
|---|---|---|---|---|
| Compréhension du besoin | 25% | 4/5 | 5/5 | 3/5 |
| Créativité | 25% | 5/5 | 4/5 | 4/5 |
| Budget | 20% | 4/5 | 3/5 | 5/5 |
| Expérience | 20% | 5/5 | 4/5 | 3/5 |
| Relation & méthodologie | 10% | 4/5 | 4/5 | 4/5 |
| Score total | 100% | 4.4/5 | 4.1/5 | 3.9/5 |
Comment nous répondons à vos demandes de devis et d’appel d’offres
Chez Plainitude, chaque demande de devis événement ou réponse d’appel d’offre événementiel fait l’objet d’une attention particulière par notre équipe commerciale.
Nos devis sont :
- gratuits,
- personnalisés,
- détaillés et construits en toute transparence,
- accompagnés d’une présentation claire et précise de chaque ligne budgétaire
Ils sont systématiquement accompagnés d’une présentation du concept proposé, pensé dès la phase de conception pour être pleinement réalisable en cas de validation par le client.
En fonction du budget dédié à l’opération et des attentes exprimées, notre équipe réactive est capable d’élaborer jusqu’à trois concepts différents, afin d’offrir une vision comparative et permettre au client de choisir la proposition la plus en adéquation avec ses objectifs.
Bonus : Checklist interactive – “Ne rien oublier avant de demander un devis événementiel”
Un devis événementiel pertinent commence toujours par un brief bien structuré.
Trop souvent, des informations clés manquent, entraînant des propositions difficiles à comparer et des écarts de budget inutiles.
Cette checklist a été conçue pour vous guider pas à pas, sécuriser votre appel d’offres événementiel et vous permettre de recevoir des propositions claires, créatives et alignées avec vos objectifs.
Téléchargez notre checklist interactive
Conclusion : Votre demande de devis, le point de départ dans l’organisation de votre événement
Rédiger une demande de devis événement ou un appel d’offres est une étape essentielle pour structurer l’organisation de votre événement et garantir sa réussite.
En clarifiant vos besoins et en informant concrètement votre prestataire qualifié, vous serez en mesure de comparer les propositions techniques et financières, établir des critères de sélection et sélectionner votre fournisseur pour la réussite de votre événement.
Pour aller plus loin, se faire accompagner par une agence événementielle expérimentée permet de :
- Concevoir un événement aligné avec la stratégie et les valeurs de votre entreprise,
- Bénéficier d’un réseau de prestataires fiables et d’une coordination fluide,
- Optimiser l’expérience des participants grâce à des animations et formats sur-mesure,
- Gagner du temps et sécuriser la réalisation du projet dans le respect du budget et des délais.
En suivant ces bonnes pratiques et en utilisant nos autres ressources, vous pourrez élaborer un appel d’offres clair et efficace, tout en identifiant rapidement le prestataire le plus adapté à vos objectifs.
